AM CRM – Handbuch

Willkommen im AM CRM. Dieses Handbuch erklärt alle wichtigen Funktionen – von Workflows über den WhatsApp-Terminierungs-Funnel bis zu Telefonie, Booking, E-Mail, Integrationen und den Schutzmechanismen. Stand: laufend aktualisiert.

Tipp: Du erreichst dieses Handbuch jederzeit über Einstellungen → Hilfe & Dokumentation.

1. Was kann AM CRM

AM CRM ist ein CRM für Vertriebs- und Sales-Teams – mit allem an Bord, kein Tool-Chaos. Der volle Funktionsumfang ist in jedem Vertrag enthalten.

CRM & Pipelines – Kontakte, Leads, 360°-Verlauf, visuelle Drag-&-Drop-Pipelines, eigene Felder und Lead-Status.
Telefonie – 1-Klick-Anruf direkt im Browser, Auto-/Power-Dialer, Aufzeichnung und Anrufprotokoll.
WhatsApp, SMS & E-Mail – alle Kanäle in einem Posteingang; senden, empfangen und automatisieren.
Workflows / Automationen – Auslöser, Aktionen, Bedingungen und Pfade ohne Code; mit Live-Test.
Booking / Termine – Buchungsseiten, freie Slots, Google-Kalender & Meet, automatische Bestätigung mit .ics.
Integrationen – Zapier (tausende Apps), Google (Kalender & Gmail), Webhooks.
Schutzmechanismen – Kill-Switch, Opt-in, Tageslimit und automatisches STOP/Opt-out.

2. Workflows

Workflows automatisieren wiederkehrende Abläufe: Wenn etwas passiert (Auslöser), dann passiert eine Reihe von Schritten (Aktionen) – optional abhängig von Bedingungen und verzweigt in Pfade.

Der Flow-Builder

Den Builder öffnest du über die Workflow-Seite. Er besteht aus:

Canvas (links) – der Ablauf als Karten, frei verschiebbar (ziehen) und zoombar (+/−).
Konfig-Fenster (rechts) – mit den Reitern Einrichten, Konfigurieren und Test. Das Fenster lässt sich schließen und vergrößern.
„+"-Knöpfe zwischen den Karten – fügen einen Schritt über ein großes Pop-up hinzu (Logik oder App/Aktion auswählen, dann den konkreten Schritt).

In Textfeldern kannst du `/` tippen (oder den „/ Feld"-Knopf nutzen), um eine Variable wie {{first_name}} einzufügen. Nach einem Live-Test zeigt der Picker neben jedem Feld den echten Wert an, damit du siehst, welche Daten ankommen.

Auslöser (Trigger)

Jeder Workflow startet mit genau einem Auslöser:

Kontakt erstellt – ein neuer Kontakt wird angelegt.
Kontakt aktualisiert – ein Kontakt wird bearbeitet (Stammdaten, Status, Felder).
Deal verschoben – ein Deal wechselt die Phase (optional nur eine bestimmte Phase).
Deal gewonnen / Deal verloren – ein Deal wird entsprechend markiert.
Termin gebucht – ein Termin wird gebucht (optional nur ein bestimmter Termin-Typ).
Anruf abgeschlossen – ein Anruf wird beendet (optional ab Mindestdauer).
Keine Aktivität – seit X Tagen keine Aktivität.
WhatsApp-Antwort erhalten – ein Kontakt antwortet per WhatsApp (optional nur bei Schlüsselwort).
SMS-Antwort erhalten – ein Kontakt antwortet per SMS (optional nur bei Schlüsselwort).
Tag wurde gesetzt / Tag wurde entfernt – optional nur ein bestimmter Tag.
Webhook (extern aufgerufen) – die eigene Webhook-URL des Workflows wird aufgerufen (URL erscheint nach dem Speichern; optional ?email=… / ?phone=… / ?contactId=… zum Verknüpfen).
Manuelle Kontakt-Auswahl – du wählst Kontakte (z. B. in der Kontaktliste „Workflow starten") und startest sie. Der Versand wird über ein Drip-Fenster gedrosselt und zufällig verteilt (Meta-sicher) und läuft auch bei geschlossenem Tab.

Aktionen

Aktionen sind die Schritte, die ausgeführt werden – nach Kanal/App gruppiert:

WhatsApp

WhatsApp senden – Freitextnachricht (nur im offenen 24h-Fenster, siehe Abschnitt 3).
WhatsApp-Vorlage senden – verifizierte Vorlage (ContentSid); funktioniert auch außerhalb des 24h-Fensters.
WhatsApp-Frage senden & auf Antwort warten – stellt eine Frage und pausiert den Flow bis zur Antwort.
KI antwortet auf WhatsApp mit Ziel – die KI liest den Verlauf und antwortet als Freitext (nur im offenen 24h-Fenster).

E-Mail

E-Mail senden – Betreff + HTML-Inhalt (Variablen erlaubt).
KI-E-Mail schreiben & senden – die KI verfasst die E-Mail anhand eines Ziels.

SMS

SMS senden – Freitext per Twilio.
KI-SMS schreiben & senden – die KI verfasst eine kurze SMS anhand eines Ziels.

Termin

Freie Termin-Slots abrufen – holt freie Slots eines Termin-Typs für die nächsten Tage.
Termin buchen (KI wählt Slot) – ordnet die Kundenantwort einem Slot zu und bucht.
Termin-Erinnerung senden – wird zeitgesteuert die angegebenen Stunden vor jedem Termin verschickt (nicht sofort beim Auslöser).

Lead & CRM

Lead suchen – findet einen Kontakt per E-Mail/Telefon und nutzt ihn für Folgeschritte.
Lead anlegen – legt einen neuen Kontakt an.
Lead/Status aktualisieren – ändert Status, Tags oder Stammdaten.
Besitzer zuweisen – weist den Kontakt einem Teammitglied zu.
Pipeline-Phase verschieben – verschiebt den Kontakt in eine andere Phase.
Feld setzen – setzt ein einzelnes Kontaktfeld.

Tags & Aufgaben

Tags hinzufügen / Tags entfernen – verwaltet die Tags des Kontakts.
Aufgabe erstellen – legt eine Aufgabe an (mit Zuständigkeit & Priorität).

Extern & Team

Teammitglied benachrichtigen – In-App-Benachrichtigung an einen Kollegen.
Webhook auslösen – POST an eine externe URL oder ein registriertes Event.
HTTP-Request senden – beliebige Methode (GET/POST/…) an eine externe API.

Bedingungen, Pfade & Warten

Filter / Bedingung („Nur weiter, wenn …") – der Flow läuft nur weiter, wenn die Bedingungen zutreffen, sonst stoppt der Strang. Felder u. a.: Tag, Status, E-Mail, Telefon, Vorname, Nachname und WhatsApp-Fenster (24h). Operatoren je Feldtyp (enthält, ist gleich, ist gesetzt/leer, hat Tag, Fenster offen/geschlossen …).
Pfade – teilt den Flow in mehrere Wege. Jeder Pfad hat eigene Bedingungen (UND/ODER). Es gewinnt der erste passende Pfad; sonst greift der Sonst/Fallback-Pfad.
Warten – pausiert den Flow für eine Dauer (Minuten/Stunden/Tage) oder bis zu einem Zeitpunkt. Danach läuft der Workflow serverseitig automatisch weiter.

Einen Workflow bauen – Schritt für Schritt

Workflow anlegen und benennen.
Auslöser wählen (Reiter „Einrichten" → „Ändern" öffnet das große Pop-up) und konfigurieren.
Mit „+" Schritte hinzufügen – Aktionen, Bedingungen, Pfade oder „Warten".
Jeden Schritt im Reiter „Konfigurieren" ausfüllen; Variablen per / einsetzen.
Reiter „Test": einen Test-Datensatz wählen und „Live-Test starten". Du siehst jeden Schritt mit den echten Daten (kein echter Versand). Mit „Weiter" springst du zum nächsten Schritt und siehst dort die eingehenden Daten.
Oben „Online schicken", um den Workflow scharf zu schalten.

Hinweis: Der Live-Test ist ein Trockenlauf mit echten Daten – er verschickt nichts. Erst der aktive, veröffentlichte Workflow sendet wirklich.

3. WhatsApp-Terminierungs-Funnel

Ein typischer Funnel terminiert eingehende WhatsApp-Anfragen automatisch und bucht einen Termin. Aufbau:

Auslöser: „WhatsApp-Antwort erhalten" – startet, sobald sich ein Kontakt meldet.
„WhatsApp-Frage senden & auf Antwort warten" – stellt deine Qualifizierungsfragen, der Flow pausiert bis zur Antwort.
„Freie Termin-Slots abrufen" – holt die nächsten freien Termine.
„KI antwortet auf WhatsApp mit Ziel" oder „Termin buchen (KI wählt Slot)" – bietet Termine an bzw. bucht den passenden.

Beispiel-Texte (als bearbeitbare Vorlage)

Platzhalter wie [Name], [Datum], [Uhrzeit], [Buchungslink] ersetzt du durch echte Variablen ({{first_name}} usw.) oder eigene Inhalte.

Einstieg (auf eingehende WhatsApp-Antwort):

Hi [Name], schön dass du dich meldest! Damit ich den perfekten Termin finde, hätte ich kurz 3 Fragen 🙂

Frage 1:

1) Worum geht's bei dir konkret?

Frage 2:

2) Wie dringend ist das (diese Woche / diesen Monat / erstmal informieren)?

Frage 3:

3) Wann passt dir ein kurzes Gespräch — vormittags oder nachmittags?

Optional, Frage 4:

4) Welche Nummer passt für den Termin?

Terminbuchung:

Super, danke! Hier kannst du dir direkt einen Termin aussuchen: [Buchungslink] 📅

Bestätigung:

Top, dein Termin am [Datum] um [Uhrzeit] ist gebucht ✅ Die Bestätigung kommt gleich per Mail.

Das 24-Stunden-Fenster (wichtig!)

WhatsApp erlaubt freie Nachrichten nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Antwort des Kunden:

Innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundenantwort → freie Texte und KI-Antworten sind erlaubt (WhatsApp senden, KI antwortet auf WhatsApp).
Außerhalb der 24 Stunden → nur noch eine genehmigte Vorlage (WhatsApp-Vorlage senden).

Beispiel für eine verifizierte Template-Nachricht (außerhalb des Fensters):

Hallo [Name], wir haben deine Anfrage erhalten 🙌 Melde dich kurz, dann finden wir einen passenden Termin.

Für die Pfad-Steuerung gibt es die Bedingung „WhatsApp-Fenster (24h)" (offen / geschlossen): so kannst du automatisch zwischen Freitext und Vorlage umschalten.

4. Telefonie

Direkt aus dem CRM telefonieren – kein Softphone nötig.

1-Klick-Anruf – Kontakt antippen, Gespräch startet im Browser.
Auto-/Power-Dialer – arbeitet eine Liste (Smart View) automatisch ab: wählt, verbindet, zeigt den nächsten Kontakt und den Session-Fortschritt. Mit Pause/Klingeldauer-Einstellungen und optionalem Doppelanruf bei Nichtannahme. Ein Sicherheits-Timeout legt bei zu langem Klingeln auf und geht weiter; bei verstecktem Tab wird zum Kostenschutz pausiert.
Aufzeichnung – Gespräche können aufgezeichnet werden (in den Anruf-Einstellungen aktivierbar).
Anruf protokollieren – nach dem Gespräch Typ (Opening/Setting/Closing/Follow-up), Ergebnis und Notizen erfassen. Das löst den Auslöser „Anruf abgeschlossen" aus.

Hinweis: Ohne hinterlegtes Telefonie-Konto kann ein Anruf auch nur manuell protokolliert werden (ohne echtes Wählen).

5. Booking / Termine

Termin-Typen – pro Typ legst du Dauer, Verfügbarkeit und Host(s) fest. Mehrere Hosts werden per Round-Robin verteilt.
Freie Slots – Buchungsseiten zeigen die freien Zeiten; externe Google-Termine werden als belegt berücksichtigt (kein Doppel-Booking).
Buchung – beim Buchen wird ein Google-Kalender-Eintrag inkl. Meet-Link erstellt und der Termin gespeichert.
Bestätigung – automatisch per E-Mail, SMS und/oder WhatsApp, mit `.ics`-Anhang zum Eintragen in den Kalender.
Erinnerungen – über die Aktion „Termin-Erinnerung senden" werden Erinnerungen zeitgesteuert vor dem Termin verschickt (E-Mail/SMS/WhatsApp), gesteuert per Cron.

Variablen für Termin-Texte: {{vorname}}, {{datum}}, {{zeit}}, {{host}}, {{event}}.

6. E-Mail & Integrationen

E-Mail

Versand läuft über eine Kaskade: dein echtes Gmail (wenn verbunden, sendet als deine Adresse) → eigener SMTP der Organisation → Resend. Ohne Anbieter wird der Versand nur simuliert.
Signatur pro Organisation, Öffnungs-/Klick-Tracking und automatische Aktivität im Kontaktverlauf.
Posteingang-Sync – eingehende Gmail-Nachrichten werden ins CRM geholt und Kontakten zugeordnet. Der Sync läuft automatisch alle 15 Minuten (sowie manuell auslösbar).

Integrationen

Zapier – verbinde tausende Apps. AM CRM stellt Events bereit (u. a. neuer/aktualisierter Kontakt, Deal erstellt/gewonnen/verloren, Pipeline verschoben, Termin gebucht, Anruf abgeschlossen) und liefert die vollständigen Daten an deine Zaps.
Google – Kalender (für Booking/Meet) und Gmail (Senden + Eingang) per OAuth verbinden.
Webhooks – eigener Workflow-Auslöser per URL sowie ausgehende Webhooks/HTTP-Requests als Aktion.

Diese Verbindungen richtest du unter Einstellungen → Integrationen / Zapier / E-Mail ein.

7. Schutzmechanismen & Compliance

AM CRM schützt dich und deine Empfänger – mehrere Sicherungen greifen automatisch.

Kill-Switch (Not-Aus) – stoppt sofort alle laufenden Automationen der Organisation (wartende und geplante Schritte) und entwaffnet den Funnel, damit nichts neu startet.
Opt-in / Funnel scharfstellen – der Funnel-/Massenversand sendet nur, wenn der Funnel bewusst „scharf gestellt" ist und die sendende Person ihr Absender-Opt-in gegeben hat. Ohne beides wird nicht gesendet.
Tageslimit (daily_cap) – ein Meta-sicheres Tageslimit begrenzt die automatischen WhatsApp-Nachrichten pro Tag. 0/leer = kein Limit.
STOP / Opt-out – antwortet ein Kontakt mit STOP, STOPP, ABMELDEN, UNSUBSCRIBE o. ä., wird er automatisch abgemeldet: laufende Läufe werden gestoppt, eine Bestätigung gesendet, und er erhält keine automatischen Nachrichten mehr.

Fail-safe: Die Sende-Sperre prüft vor jedem WhatsApp-Versand Absender-Opt-in, Opt-out und (im Funnel) den Scharf-Status. Im Zweifel – etwa bei einem technischen Fehler – wird blockiert, nicht gesendet.

Fragen oder etwas unklar? Schreib uns an info@am-crm.com.