Workflows automatisieren wiederkehrende Abläufe: WENN etwas passiert (Auslöser), DANN laufen Schritte (Aktionen) — optional mit Bedingungen und Pfaden.

• Canvas (links): der Ablauf als Karten, frei verschiebbar und zoombar.
• Konfig-Fenster (rechts): Reiter „Einrichten", „Konfigurieren" und „Test".
• „+"-Knöpfe zwischen den Karten fügen Schritte hinzu (Logik oder Aktion wählen).
• In Textfeldern / tippen, um Variablen wie {{first_name}} einzufügen — nach einem Live-Test zeigt der Picker die echten Werte.

1. 1Workflow anlegen und benennen.
2. 2Auslöser wählen und konfigurieren.
3. 3Schritte hinzufügen und im Reiter „Konfigurieren" ausfüllen.
4. 4Reiter „Test": Live-Test mit echtem Datensatz — es wird NICHTS versendet (Trockenlauf).
5. 5„Online schicken" — erst der veröffentlichte, aktive Workflow läuft wirklich.

Bedingungen, Pfade & Warten

• Filter/Bedingung („Nur weiter, wenn…"): Strang läuft nur weiter, wenn die Bedingungen zutreffen. Felder u. a. Tag, Status, E-Mail, Telefon, WhatsApp-Fenster (24h).
• Pfade: mehrere Wege mit eigenen Bedingungen (UND/ODER) — der erste passende gewinnt, sonst greift der Sonst-/Fallback-Pfad.
• Warten: pausiert für eine Dauer (Minuten/Stunden/Tage) oder bis zu einem Zeitpunkt — läuft serverseitig weiter, auch bei geschlossenem Tab.

Auslöser (je Workflow genau einer)

• Kontakt erstellt / aktualisiert · Deal verschoben / gewonnen / verloren · Termin gebucht · Anruf abgeschlossen · Keine Aktivität seit X Tagen.
• WhatsApp-/SMS-Antwort erhalten (optional mit Schlüsselwort) · Tag gesetzt/entfernt.
• Webhook (externe URL des Workflows) · Manuelle Kontakt-Auswahl (Bulk-Start aus der Kontaktliste, gedrosselter Drip).
• Kurs-Zugriff angefragt (Mitgliederbereich).

Aktionen (Auswahl)

• WhatsApp: senden · Vorlage senden · Frage senden & auf Antwort warten · KI antwortet mit Ziel.
• E-Mail/SMS: senden · KI schreibt & sendet.
• Termin: freie Slots abrufen · Termin buchen (KI wählt Slot) · Termin-Erinnerung (zeitgesteuert vor dem Termin).
• CRM: Lead suchen/anlegen/aktualisieren · Besitzer zuweisen · Pipeline-Phase verschieben · Feld setzen · Tags · Aufgabe erstellen.
• Extern & Team: Teammitglied benachrichtigen · Webhook auslösen · HTTP-Request senden.

1. 1Auslöser „WhatsApp-Antwort erhalten" — startet, sobald sich ein Kontakt meldet.
2. 2„WhatsApp-Frage senden & auf Antwort warten" — stellt deine Qualifizierungsfragen (Flow pausiert bis zur Antwort).
3. 3„Freie Termin-Slots abrufen" — holt die nächsten freien Termine des Event-Typs.
4. 4„KI antwortet auf WhatsApp mit Ziel" — bietet die Slots konkret an (ohne Link).
5. 5„Termin buchen (KI wählt Slot)" — ordnet die Kundenantwort einem Slot zu und bucht (inkl. Google-Event, Meet-Link, Bestätigung).

• Voraussetzungen: genehmigte Templates, Org-eigener Anthropic-Key (KI-Einstellungen), Event-Typ mit verbundenem Google-Kalender.
• Fürs 24h-Branching einen Pfad-Knoten mit „WhatsApp-Fenster (24h)" einbauen: offen → KI-Freitext, geschlossen → Vorlage zur Reaktivierung.

• Die Workflows-Seite zeigt laufende und geplante Läufe live — inkl. Fortschritt jedes Sammel-Starts.
• Jeder Sammel-Start lässt sich einzeln hart stoppen — wirkt sofort, auch mitten im Lauf.
• Blockierte Läufe zeigen den Grund (z. B. blocked_not_armed = Funnel nicht scharf, blocked_sender_not_opted_in = Sender-Opt-in fehlt).

Webhooks, Zapier & Make

• Ausgehende Webhooks feuern bei neuem/aktualisiertem Kontakt, Deal-Events, Terminbuchung, Anruf — mit Retry und vollständigem Log.
• Eingehende Webhooks (z. B. Facebook Lead Ads) legen automatisch Kontakte an; jeder Workflow hat zusätzlich eine eigene Trigger-URL.
• Zapier/Make verbinden über die Polling-Endpunkte tausende Apps mit AM CRM.
• Einrichtung unter Einstellungen → Integrationen (inkl. API-Key).