Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

MOP International Ltd.
61 Bridge Street
HR5 3DJ Kington
Vereinigtes Königreich

Company Number: 16807244
Registered in England and Wales

E-Mail: info@am-crm.com
Website: https://am-crm.com

Unsere Nutzungsbedingungen finden Sie unter https://am-crm.com/agb.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website am-crm.com, die Webanwendung AM CRM, die zugehörigen mobilen Anwendungen für iOS und Android sowie die Desktop-Anwendung für macOS (zusammen „der Dienst").

3. Zwei Rollen — bitte beachten

AM CRM ist eine Software, mit der unsere Kunden ihre eigenen Geschäftskontakte verwalten. Datenschutzrechtlich treten wir dabei in zwei unterschiedlichen Rollen auf:

a) Als Verantwortlicher für die Daten unserer eigenen Kunden — also Registrierungs-, Vertrags-, Abrechnungs- und Nutzungsdaten der Personen, die bei uns ein Konto anlegen.

b) Als Auftragsverarbeiter für alle Inhalte, die unsere Kunden in ihrem Arbeitsbereich speichern — insbesondere die Daten ihrer eigenen Kontakte, Interessenten und Kunden. Für diese Daten ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher. Wir verarbeiten sie ausschließlich weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Betroffene Personen wenden sich mit Auskunfts- oder Löschbegehren an den jeweiligen Kunden; leiten Sie eine Anfrage versehentlich an uns, geben wir sie weiter.

4. Welche Daten wir verarbeiten

4.1 Konto- und Vertragsdaten (Rolle a)

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenname, Rechnungsanschrift, gewähltes Paket, Zahlungsstatus, Anmeldezeitpunkte.

4.2 Inhaltsdaten im Arbeitsbereich (Rolle b)

Kontaktdaten, Notizen, Termine, Aufgaben, Nachrichtenverläufe, Anrufdaten, Anrufaufzeichnungen und deren Transkripte, Meeting-Aufzeichnungen aus verbundenen Diensten sowie Dateien, die der Kunde selbst anlegt, importiert oder hochlädt.

4.3 Technische Zugriffsdaten

IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Statuscode, User-Agent. Diese Daten fallen beim Betrieb serverseitig an und dienen der Sicherheit und Fehlerbehebung.

4.4 Daten in den mobilen und Desktop-Anwendungen

Gerätekennung für Push-Benachrichtigungen, App-Version, Betriebssystemversion. Die Anwendungen greifen auf Mikrofon oder Kamera nur zu, wenn Sie eine Funktion nutzen, die dies erfordert, und nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe durch das Betriebssystem.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

6. Nutzung von Google-APIs und Limited Use

AM CRM bietet optionale Verknüpfungen mit Google-Diensten an. Diese werden ausschließlich aktiv, wenn Sie sie selbst verbinden, und lassen sich jederzeit in den Einstellungen trennen.

Angeforderte Berechtigungen und ihr Zweck:

Gesondertes Postfach-Modul: Wenn Sie Ihr Gmail-Postfach im CRM anzeigen lassen möchten, erfolgt dies über eine technisch getrennte, zweite Verbindung mit eigener Berechtigung zum Lesen Ihrer E-Mails. Diese Verbindung müssen Sie separat herstellen; sie ist nicht Teil der Standardverknüpfung oben.

Verwendung und Weitergabe: Daten aus Google-APIs werden ausschließlich verwendet, um die von Ihnen angeforderten Funktionen bereitzustellen. Sie werden nicht verkauft, nicht für Werbung genutzt, nicht für die Erstellung von Profilen zu Werbezwecken ausgewertet und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie zur Erbringung genau dieser Funktionen erforderlich ist, oder wenn Sie einwilligen oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

Limited Use Statement (verbindliche Fassung in englischer Sprache):

The use of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Zugriff widerrufen: Sie können den Zugriff jederzeit in AM CRM unter Einstellungen → Integrationen trennen oder direkt unter myaccount.google.com/permissions entziehen.

7. Einsatz von KI-Systemen

AM CRM nutzt KI-Modelle für einzelne Funktionen, etwa Zusammenfassungen, Vorschläge für Antworten und die Transkription von Sprachaufnahmen. Dabei gilt:

• Eingesetzt werden ausschließlich die kommerziellen Programmierschnittstellen von Anthropic (Claude) und OpenAI. Beide Anbieter verwenden nach ihren veröffentlichten Geschäftsbedingungen die über die Schnittstelle übermittelten Daten nicht zum Training ihrer Modelle. Wir haben keiner abweichenden Datennutzung zugestimmt.
• Es kommen keine privaten Verbraucherkonten und keine Zwischenschaltdienste zum Einsatz.
• Inhalte aus Ihrem Gmail-Postfach und die Titel, Beschreibungen, Notizen oder Teilnehmer Ihrer Google-Kalendereinträge werden an keinen KI-Anbieter übermittelt.
• Aus Google Kontakte importierte Stammdaten (Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummer) können in die Funktionen „Lead-Zusammenfassung" und „KI-Assistent" einfließen, wenn Sie diese ausdrücklich aufrufen.
• Wenn Sie die optionale Meeting-Aufzeichnung eines Drittanbieters verbunden haben, werden die dort erzeugten Transkripte als Notiz am jeweiligen Kontakt gespeichert und können ebenfalls in die Lead-Zusammenfassung einfließen. Diese Inhalte stammen aus Ihrer eigenen Verbindung zu diesem Anbieter, nicht aus einer Google-Berechtigung von AM CRM.
• Wir betreiben keine eigenen und keine selbst gehosteten Modelle.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Mit „optional" gekennzeichnete Dienste werden nur aktiv, wenn Sie sie selbst verbinden.

Google Fonts: In der Hauptanwendung (App und Dashboard) sind Google Fonts serverseitig eingebunden — beim Aufruf findet KEINE Verbindung zu Google statt. Auf einzelnen Marketing-Landingpages von Mitgliederbereichen werden Google Fonts hingegen direkt von den Servern von Google geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt.

9. Übermittlung in Drittländer

Ein Teil der genannten Dienstleister verarbeitet Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Die Ausführung der Anwendung erfolgt derzeit in der Region Tokio, Japan. Für Japan besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO.

Die Datenbank wird ebenfalls in der Region Tokio, Japan betrieben.

Für Übermittlungen in die Vereinigten Staaten stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, soweit sich der Anbieter nicht ohnehin dem EU-US Data Privacy Framework unterworfen hat. Kopien der Garantien stellen wir auf Anfrage bereit.

10. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Kündigung löschen wir den Arbeitsbereich einschließlich aller Inhaltsdaten unverzüglich, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht und Sie uns nicht ausdrücklich um eine abweichende Handhabung bitten. Rechnungsunterlagen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf. Technische Zugriffsdaten werden nach 30 Tagen gelöscht.

11. Cookies und Reichweitenmessung

Technisch notwendige Cookies setzen wir für die Anmeldung und die Sitzungsverwaltung ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 TDDDG. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Microsoft Clarity setzen wir zur Reichweitenmessung auf unserer Website ein. Der Dienst erfasst Interaktionen wie Mausbewegungen, Klicks und Scrollverhalten. Der Einsatz erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG; ohne Einwilligung wird der Dienst nicht geladen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Innerhalb des eingeloggten Bereichs von AM CRM findet keine Aufzeichnung statt.

Eingebettete Videos (YouTube): Wir binden Videos ausschließlich über youtube-nocookie.com ein. Dieser datenschutzfreundliche Modus stellt sicher, dass YouTube keine Cookies setzt, solange Sie das Video nicht abspielen. Beim Abspielen gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

12. Sicherheit

Der Zugriff auf die Anwendung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über TLS. Die Datenbank ist mandantengetrennt; der Zugriff auf Daten anderer Arbeitsbereiche ist auf Datenbankebene ausgeschlossen. Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Zugriffe unserer Mitarbeiter auf Kundendaten erfolgen nur, soweit dies für Support oder Fehlerbehebung erforderlich ist.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 21). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich hierfür an info@am-crm.com.

14. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Information Commissioner's Office (ICO) im Vereinigten Königreich oder bei der für Ihren Wohnsitz zuständigen Aufsichtsbehörde.

15. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://am-crm.com/datenschutz abrufbar.