Wie viele Phasen sollte eine Sales-Pipeline haben?

So wenige wie möglich – meist reichen fünf bis sieben Phasen. Jede Stufe sollte einen echten Status bedeuten und so wenige sein, dass dein Team sie auswendig kennt und konsequent pflegt.

Was sind Eintritts- und Austrittskriterien?

Eintrittskriterien legen fest, wann ein Deal in einer Phase landen darf, Austrittskriterien, was erfüllt sein muss, damit er weiterrückt. Sie verhindern, dass Deals zu früh als heiß gelten und machen Prognosen verlässlich.

Sales-Pipeline Vorlage

Sales-Pipeline-Vorlage mit 7 Phasen, Eintritts-/Austrittskriterien und Aufgaben pro Stufe. So baust du einen planbaren Vertriebsprozess und automatisierst ihn.

Eine gute Sales-Pipeline-Vorlage ist der Unterschied zwischen "wir telefonieren mal rum" und einem planbaren, wiederholbaren Vertriebsprozess. Sie legt fest, welche Phasen ein Deal durchläuft, wann er weiterrückt und was in jeder Phase zu tun ist. In diesem Leitfaden bekommst du eine sofort einsetzbare Vorlage mit klar definierten Stufen, Eintritts- und Austrittskriterien sowie konkreten Aufgaben – plus Tipps, wie du sie an deinen Vertrieb anpasst und mit Automationen am Laufen hältst.

Warum du überhaupt eine Vorlage brauchst

Ohne festen Rahmen entscheidet jeder im Team selbst, was "qualifiziert" oder "kurz vor Abschluss" bedeutet. Das macht deine Zahlen unbrauchbar und Prognosen zum Ratespiel. Eine standardisierte Pipeline-Vorlage bringt dir:

Vergleichbarkeit – jeder Deal wird nach denselben Kriterien bewertet.
Klare nächste Schritte – niemand fragt sich, was als Nächstes ansteht.
Verlässliche Prognosen – du siehst, wie viel Umsatz realistisch in welcher Phase liegt.
Schnelles Onboarding – neue Mitarbeiter verstehen den Prozess sofort.

In einer visuellen Drag-&-Drop-Pipeline wird diese Vorlage greifbar: Jede Phase ist eine Spalte, jeder Deal eine Karte, die du beim Fortschritt einfach weiterziehst.

Die universelle Sales-Pipeline-Vorlage (7 Phasen)

Diese sieben Phasen passen für die meisten B2B- und B2C-Vertriebsteams. Du kannst sie eins zu eins übernehmen und später kürzen oder erweitern.

Neu / Lead eingegangen – der Kontakt ist da, aber noch unbearbeitet.
Kontaktiert – Erstkontakt per Anruf, WhatsApp, SMS oder E-Mail erfolgt.
Qualifiziert – Bedarf, Budget und Entscheider sind geklärt.
Termin / Demo – ein Beratungs- oder Vorführtermin ist vereinbart.
Angebot – ein konkretes Angebot wurde verschickt.
Verhandlung – über Konditionen, Umfang oder Preis wird gesprochen.
Gewonnen / Verloren – der Deal ist abgeschlossen (mit Verlustgrund bei "Verloren").

Wichtig: Definiere für jede Phase klare Eintrittskriterien (wann darf eine Karte hier landen?) und Austrittskriterien (was muss erfüllt sein, damit sie weiterrückt?). Genau das verhindert, dass Deals zu früh als "heiß" gelten.

Was in jeder Phase zu tun ist

Eine Vorlage ist erst wertvoll, wenn pro Phase klar ist, welche Aktion ansteht. So sieht ein praxistauglicher Ablauf aus:

Neu: innerhalb weniger Minuten reagieren – Geschwindigkeit entscheidet über die Erreichbarkeit.
Kontaktiert: Qualifizierungsfragen stellen, alles am Kontakt dokumentieren.
Qualifiziert: passenden Termin anbieten und fest buchen.
Termin: Bedarf aufnehmen, Lösung zeigen, nächsten Schritt vereinbaren.
Angebot: nach dem Versand aktiv nachfassen, nicht auf Antwort warten.
Verhandlung: offene Punkte auflösen, Abschlussdatum festhalten.
Gewonnen: Übergabe einleiten; Verloren: Grund erfassen, für späteres Reaktivieren markieren.

Bei der integrierten Telefonie landet jedes Gespräch automatisch am Kontakt – mit 1-Klick-Anruf, Auto-Dialer, Aufzeichnung und Anrufprotokoll. Eine KI-Gesprächszusammenfassung erspart dir das Mitschreiben.

Die Vorlage an deinen Vertrieb anpassen

Keine Pipeline ist für jeden gleich. Passe die Vorlage mit diesen Regeln an:

So wenige Phasen wie möglich – jede Stufe sollte einen echten Status bedeuten, keinen Mini-Schritt.
Eine Pipeline pro Verkaufsprozess – Neukunden und Bestandskunden brauchen oft getrennte Abläufe.
Verlorene Deals nicht löschen – sie sind dein bester Pool fürs Nachfassen.
Phasen benennen wie dein Team spricht – Wiedererkennung schlägt Lehrbuch-Begriffe.

Halte die Anzahl der Phasen niedrig genug, dass dein Team sie auswendig kennt. Lieber fünf saubere Stufen als zehn, die niemand konsequent pflegt.

Pipeline mit Automationen am Laufen halten

Eine Vorlage scheitert in der Praxis oft an der Pflege. Genau hier hilft ein visueller Flow-Builder: Du baust einmal die Regeln, danach läuft die Pipeline fast von selbst. Sinnvolle Automationen:

Sofort-Begrüßung für jeden neuen Lead per WhatsApp, SMS oder E-Mail.
Nachfass-Erinnerung, wenn ein Deal mehrere Tage in einer Phase festhängt.
Automatisches Verschieben in die nächste Phase, sobald ein Termin gebucht ist.
Aufgabe zuweisen an das passende Teammitglied beim Phasenwechsel.

Bei automatisierter WhatsApp-Kommunikation ist Compliance wichtig – 24h-Fenster, genehmigte Vorlagen, Opt-in, Opt-out/STOP, Tageslimit und ein Not-Aus sollten eingebaut sein.

Erfolg messen und nachschärfen

Deine Vorlage ist nicht in Stein gemeißelt. Mit Reporting siehst du, wo es klemmt: Conversion je Phase, durchschnittliche Verweildauer und die häufigsten Verlustgründe. Bleiben Deals immer in derselben Phase hängen, ist dort entweder das Austrittskriterium unklar oder die Aufgabe zu groß. Nimm dir alle paar Wochen die Zahlen vor und justiere Phasen, Kriterien und Automationen nach.

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