Bevor du das nächste Tool kaufst oder den ersten Lead anlegst, brauchst du eine Antwort auf eine simple Frage: Welche Daten erfasst du eigentlich – und wie bewegt sich ein Kontakt vom ersten Hallo bis zum unterschriebenen Vertrag? Genau das beantwortet ein gutes CRM-Template. Es ist der Bauplan deines Vertriebs: welche Felder du pflegst, welche Phasen ein Deal durchläuft und wie deine Pipeline aufgebaut ist. In diesem Leitfaden bekommst du eine sofort nutzbare Vorlage – mit Feldern, Phasen und Aufbau, die du direkt übernehmen kannst.
Warum ein durchdachtes Template wichtiger ist als die Software
Viele starten mit einer leeren Tabelle und fügen Spalten hinzu, sobald sie sie vermissen. Nach drei Monaten hast du 40 Felder, von denen die Hälfte leer bleibt, und niemand weiß mehr, was "Status 2" bedeutet. Ein Template zwingt dich, vorher nachzudenken:
- Konsistenz: Jeder im Team erfasst dieselben Daten auf dieselbe Weise.
- Auswertbarkeit: Nur saubere, einheitliche Felder lassen sich später sinnvoll filtern und auswerten.
- Weniger Pflegeaufwand: Wenige, klare Felder werden gepflegt – ein überladenes System wird ignoriert.
Die Regel lautet: So viele Felder wie nötig, so wenige wie möglich. Lieber mit einem schlanken Template starten und gezielt erweitern, als mit einem Monster, das keiner befüllt.
Die Kontakt- und Firmenfelder
Beginne mit den Stammdaten. Diese Felder bilden das Fundament für jeden Kontakt:
- Name (Vor- und Nachname)
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Firma und Position
- Quelle (woher kam der Lead: Website, Empfehlung, Facebook Lead Ads, Kaltakquise)
- Verantwortlich (welcher Mitarbeiter betreut den Kontakt)
- Tags (z. B. Branche, Produktinteresse, Priorität)
- Opt-in-Status für WhatsApp, SMS und E-Mail
- Erstellt am und Letzter Kontakt am
Das Feld Quelle ist Gold wert: Nur damit erkennst du später, welche Kanäle wirklich Umsatz bringen. Das Feld Letzter Kontakt am zeigt dir auf einen Blick, welche Kontakte zu kalt werden.
Die Deal-Felder
Ein Kontakt ist noch kein Geschäft. Sobald echtes Interesse da ist, legst du einen Deal an – mit eigenen Feldern:
- Deal-Name (klar benennen, z. B. "Müller GmbH – Jahreslizenz")
- Wert (erwarteter Auftragswert)
- Phase (die aktuelle Pipeline-Stufe)
- Abschlusswahrscheinlichkeit (grob in Prozent)
- Erwartetes Abschlussdatum
- Nächster Schritt (konkrete nächste Aktion mit Datum)
Das wichtigste Feld ist Nächster Schritt. Es verhindert, dass Deals einfach liegen bleiben. Jeder offene Deal sollte immer eine definierte nächste Aktion mit Datum haben – sonst gehört er nicht in die aktive Pipeline.
Die Phasen deiner Pipeline
Phasen beschreiben den Weg vom Lead zum Kunden. Halte sie einfach und an deinem echten Prozess orientiert. Eine bewährte Standard-Pipeline für den B2B-Vertrieb sieht so aus:
- Neuer Lead – Kontakt ist da, aber noch nicht qualifiziert.
- Qualifiziert – Bedarf, Budget und Entscheider geprüft, der Kontakt passt.
- Erstgespräch – Termin vereinbart oder geführt.
- Angebot gesendet – Das Angebot liegt beim Kunden.
- Verhandlung – Es wird über Details, Preis oder Konditionen gesprochen.
- Gewonnen – Vertrag unterschrieben.
- Verloren – Kein Abschluss (immer mit Verlustgrund festhalten).
Wichtig: Eine Phase steht für eine Aktion oder einen Zustand, den du klar erkennen kannst – nicht für ein Gefühl wie "läuft gut". Definiere für jede Phase eine eindeutige Ein- und Austrittsbedingung. Halte beim Übergang in "Verloren" immer den Grund fest, sonst lernst du nichts aus verlorenen Deals.
So passt du das Template an
Die Vorlage ist ein Startpunkt, kein Gesetz. Passe sie an deinen Verkauf an:
- Kurze Verkaufszyklen (z. B. einfache Produkte): Streiche "Verhandlung" und arbeite mit vier bis fünf Phasen.
- Komplexer B2B-Vertrieb: Ergänze Felder wie Entscheider, Wettbewerber oder eine separate Phase für die technische Prüfung.
- Erst messen, dann erweitern: Füge ein neues Feld erst hinzu, wenn du es zweimal vermisst hast – nicht auf Vorrat.
Dein Template in AM CRM umsetzen
In AM CRM ist dieser Aufbau in jedem Vertrag inklusive. Du legst deine Kontakte mit 360°-Verlauf an und bildest die Phasen oben direkt in einer visuellen Drag-and-Drop-Pipeline ab – jeden Deal ziehst du per Maus von Stufe zu Stufe.
Eigene Felder, Tags und Quellen pflegst du zentral, und über Automationen im visuellen Flow-Builder löst ein Phasenwechsel direkt die nächste Aktion aus: eine Erinnerung für den nächsten Schritt, eine WhatsApp, SMS oder E-Mail oder eine Aufgabe für dich. Die integrierte Telefonie mit 1-Klick-Anruf, Auto-Dialer, Aufzeichnung und Anrufprotokoll landet automatisch im Verlauf des Kontakts, und das Reporting zeigt dir, welche Quelle und welche Phase deine Conversion bremst. So wird aus deinem Template kein totes Dokument, sondern ein lebendiger Prozess.
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